» Anträge an den AStA
Liebe Studierende der Uni Potsdam,
jedes Jahr ist der Topf „Studierendenprojekte“ im Haushalt der Studierendenschaft einer der größten Posten. Im Haushaltsjahr 2010/2011 ist dieser mit einer Summe von 60.000 EUR ausgestattet.
Mit diesem Geld werden all die Ideen realisiert, die im Interesse der Studierenden sind, jedoch Geld kosten, das nicht jedeR Studierende zur Verfügung hat.
Doch wie komm ich an das Geld, wenn ich Visionen habe?
Der Ablauf einer Finanzierung Eures Projektes durch den AStA verläuft auf folgende Weise:
1. Antrag stellen
Alle Informationen hierzu in detaillierter Form findet Ihr im Finanzleitfaden:
Dieser stellt das verbindliche Regelwerk dar, was abgerechnet wird und was nicht. Orientiert Euch deshalb an ihm oder fragt bei uns nach, falls Zweifel auftauchen.
Hieraus wird an dieser Stelle kurz das Essentielle herausgenommen,
im Ernstfall gilt jedoch der Finanzleitfaden:
1.Wie stelle ich einen Antrag?
Die Antragstellung kann entweder per Post, persönlichem Einreichen oder email an antraege@asta.uni-potsdam.de geschehen. Hierzu ist das Projekt vorzustellen und zu schildern wieso es durch den Allgemeinen Studierendenausschuss gefördert werden sollte.
Nicht gefördert werden Projekte, die im Rahmen des Studiums anfallen, da der AStA keine Lehre finanziell unterstützt. Die Lehre ist nicht Aufgabe des AStA, eine finanzielle Unterstützung würde Studiengebühren über die Hintertür entsprechen.
Von besonderer Wichtigkeit bei Antragstellung ist ein Kostenplan, der sowohl alle geplanten Einnahmen als auch Ausgaben im Rahmen des Projekts aufweist. Der Zeitraum des Projekts muss deutlich aus dem Antrag hervorgehen.
Name, Adresse, Email, bei dringenden Anträgen ggf. Telefonnumer einer Ansprechperson sind anzugeben.
Die Fristen für die Anträge lauten wie folgt:
unter 100 EUR kann zur Sitzung vorliegen
100 bis 500 EUR muss bis um 12:00 Uhr des Vortages vorliegen
ab 500 EUR muss fünf Tage vor der Sitzung beim AStA eingereicht worden sein
Die Sitzungen finden jeweils dienstags um 18:00 im AStA-Büro am Neuen Palais statt.
Anträge über 1.500 EUR bedürfen der Zustimmung des Studierendenparlaments.
Solch einen Antrag könnt ihr hier an das Präsidium des StuPa schicken, eine Kopie wird an den AStA geschickt:
Präsidium des Studierendenparlaments UP
Handelt es sich um ein fachschaftsbezogenes Projekt, so wendet Euch am Besten an die Versammlung der Fachschaften, die auch über einen Projektfonds verfügt. Beachtet, dass die VeFa über etwas andere Antragsfristen sowie Konditionen verfügt. Für alle weiteren Infos schaut auf der entsprechende Seite Antrag an die VeFa stellen.
Diesen Antrag könnt ihr hier an das Präsidium der VeFa schicken, eine Kopie wird an den AStA geschickt:
Präsidium der Versammlung der Fachschaften UP
2. Antrag bewilligen lassen
Bevor Euer Antrag nicht bewilligt wurde, dürft Ihr keine Ausgaben im Rahmen des Projekts machen, die beim AStA abgerechnet werden. Diese müsst ihr dann aus eigener Tasche tragen.
Wenn Ihr selbst nicht an der AStA-Sitzung teilgenommen habt, bei welcher der Antrag besprochen wurde, könnt Ihr unter den Protokollen nachschauen, ob er trotzdem bewilligt wurde. Von dort müsst Ihr auch die Antragsnummer entnehmen, die bei der Abrechnung für die Zuordnung wichtig ist. Die Protokolle erscheinen mit einer Verspätung von einer Woche, da sie erst auf der nächsten Sitzung bestätigt werden.
Ansonsten erfragt beim AStA per Telefon oder Mail, ob Euer Antrag bewilligt wurde.
3. Projektvorschuss
Nachdem Euer Antrag bewilligt wurde müsst Ihr üblicherweise Geld für das Projekt vorstrecken, das Ihr Euch danach wieder beim AStA zurückholt. Solltet Ihr jedoch nicht genügend finanzielle Mittel haben, um Gelder für Euer Projekt vorzustrecken, könnt ihr eine Geldleihe beim Finanzreferat beantragen. Hierzu muss mensch – am Besten nach telefonischer Absprache – beim Finanzreferat den Ausweis vorzeigen und den Antrag auf Projektvorschuss ausgefüllt hinterlegen:
Dieser gilt als Schuldschein. Denn verliert ihr alle Belege, wollen wir das Geld trotzdem zurück. Das stellt ein gewisses Risiko dar, weshalb die Projektvorschüsse nur in dringenden Fällen genehmigt werden.
Wenn der Antrag auf Projektvorschuss bewilligt wird, bekommt Ihr das Geld überwiesen und müsst es innerhalb einer vorgegebenen Frist entweder zurückzahlen oder in Form von Rechnungen die Verwendung der Gelder im Rahmen des zuvor bewilligten Antrages nachweisen.
Macht Ihr das nicht droht „Inkasso Warszawa“.
4. Geld ausgeben
Achtet hierbei darauf alle Belege in Form von Quittungen und Rechnungen aufzubewahren. Denn ohne diese gibt es keine Erstattung. Hebt die Pfandflaschen auf, denn Pfand wird Euch auch nicht erstattet und gebt kein Geld für Alkohol, Zigaretten, Benzin und sonstigen Schund, der zu teuer und nichts mit dem Projekt zu tun hat, aus.
Ab einem Wert von 50 EUR werden keine Quittungen akzeptiert, sondern nur Rechnungen.
Bis zu 50 EUR könnt Ihr Euch eine Quittung geben lassen, achtet jedoch darauf, dass Empfängeradresse, Leistung und Summe kenntlich auf der Quittung markiert sind.
Solltet ihr Leute für Euch arbeiten lassen, so stellt einen Werkvertrag aus.
Ihr könnt hierzu den des AStA gebrauchen.
Achtet dabei, dass bei Barauszahlung zwei Unterschriften des/r WerknehmerS_In nötig sind.
Solltet ihr unbedingt ein Auto gebrauchen, da ihr Sachen transportiert oder zu viert sowohl ökologisch als auch ökonomisch dieses nutzt, so benutzt hierzu die
Dem ist jedoch eine kurze Erklärung beizufügen, wieso mensch das Auto dem Zug vorgezogen hat.
5. Belege einreichen
Zur Abrechnung müsst ihr die Originalbelege einreichen.
Habt ihr während des Projekts darauf geachtet, einen Überblick über die Belege zu halten, ist das Einreichen der Abrechnung nur noch eine Sache des Felderausfüllen.
Denn Ihr habt nur 6 Wochen nach Ablauf des Projekts Zeit, das Projekt bei uns abzurechnen. Bekommen wir in diesem Zeitraum nichts von Euch mit, verfallen die Gelder. Sie werden dann einfach anderen Projekten gutgeschrieben.
Ihr könnt Euch vorstellen, dass dies zu unserer eigenen Planung von Belang ist, da wir nicht ewig Gelder zurückhalten können.
Verfallene Gelder sind unumkehrbar.
Handelt es sich um ein Projekt, bei dem nur Kosten angefallen sind, so ist dieses Papier zu benutzen, ggf. mehrere Blätter hintereinander:
Es ist sehr wichtig, dass Ihr das Datum der AStA- oder StuPa-Sitzung bzw. die Nummer Eures Antrags aus dem Protokoll der Sitzung wie A1769 (AStA), S007 (StuPa) oder V123 (VeFa) angebt, damit wir das Projekt zuordnen können.
Bei Veranstaltungen, bei denen Einnahmen und Ausgaben verrechnet werden, benutzt Ihr bitte folgendes Formular:
Abrechnungsbogen für Veranstaltungen
(auch hier bitte Antragsnummer angeben nicht vergessen!)
Empfänger_In bzw. Kontoinhaber_In sollte im Idealfall die antragstellende Person sein. Ansonsten telefonieren wir wild durch die Gegend und ihr bekommt das Geld später. Wenn es am Anfang keine Telefonnumer gab sehr viel später.
6. Geld zurückbekommen
Wenn bis jetzt alles glatt lief, ist das Geld innerhalb einer Woche auf Eurem Konto.
Falls es kein Projektvorschuss war, den ihr nur abrechnen wolltet.
7. Probleme??
Dann meldet Euch bei mir:
Mariusz Nowak, finanzen@asta.uni-potsdam.de
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0331 977 41 26